Adgangen til korrigering av tidligere innsendte årsregnskaper er strammet kraftig inn

Av rådgiver regnskap Signe Haakanes, Revisorforeningen

Tidligere har det vært mulig å sende inn regnskaper til Regnskapsregistret som gjelder tidligere år, og som erstatter allerede innsendte regnskaper, uten at dette har vært gjenstand for kontroll fra Regnskapsregisteret og uten merking eller spor av at regnskapet er endret i ettertid.

Etter dialog med blant annet Finanstilsynet og Revisorforeningen har Regnskapsregisteret endret sin praksis, og foretar kontroll dersom nytt regnskap sendes inn mer enn fem måneder etter utløpet av innsendingsfristen. For regnskaper som følger kalenderåret, vil det si regnskaper som sendes inn mer enn ett år etter balansedagen, for eksempel at regnskapet for 2024 sendes inn etter 31. desember 2025. Regnskapsregisteret vurderer også mulighetene for ytterligere tiltak, slik som merking av regnskaper som er sendt inn på nytt.

Regnskapslovens regler

Utgangspunktet i regnskapsloven er at årsregnskap skal utarbeides hvert år og fastsettes av generalforsamlingen senest seks måneder etter regnskapsårets slutt, jf. regnskapsloven § 3-1. Presumptivt skal dette regnskapet være riktig, og gi et rettvisende bilde av den regnskapspliktiges eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Feil kan likevel oppstå, som først oppdages etter at regnskapet er avlagt og sendt inn til Regnskapsregisteret, for eksempel i forbindelse med neste års regnskapsavleggelse. Det oppstår da spørsmål om hvordan slike feil skal håndteres regnskapsmessig når de oppdages.

NRS 5 Spesifikasjon av særlige poster, korrigering av feil og virkning av prinsippendring og estimatendring punkt 6 definerer vesentlige feil i tidligere års regnskap som følger: «Med vesentlige feil menes feil som er av en slik karakter at inneværende årsregnskap ikke gir et riktig bilde av virksomheten uten at feilen korrigeres. » Slike feil kan være feil bruk av regnskapsprinsipper, feil føring av transaksjoner, feil i matematiske beregninger, feil i fortolkninger av fakta (feil i vurderinger), feil som følge av underslag og lignende.

I IAS 8 Regnskapsprinsipper, endringer i regnskapsmessige estimater og feil punkt 5, fremgår det at: «Feil i tidligere regnskapsperioder» er utelatelser fra og feilaktige opplysninger i foretakets finansregnskap for én eller flere perioder som skyldes manglende eller feilaktig bruk av pålitelig informasjon som

1. var tilgjengelig da finansregnskapet for disse periodene ble godkjent for offentliggjøring, og
2. med rimelighet kunne forventes å ha blitt innhentet og tatt i betraktning ved utarbeidingen og presentasjonen av finansregnskapene.

Slike feil omfatter regnefeil, feil anvendelse av regnskapsprinsipper, forglemmelser, feiltolkninger av fakta samt bedrageri.»

Korrigering av feil i tidligere årsregnskap skal føres direkte mot egenkapitalen, jf. regnskapsloven § 4-3 annet ledd første punktum,den norske regnskapsstandarden NRS 5 for regnskapspliktige som avlegger regnskapet etter god regnskapsskikk og i IAS 8 for regnskapspliktige som avlegger regnskapet etter IFRS, med omarbeiding av sammenligningstallene. Små foretak kan som et alternativ velge å resultatføre effekten, jf. regnskapsloven § 4-3 tredje ledd og NRS 8 kapittel 3.3. og 7.3.

Hovedregelen i regnskapsloven og regnskapsstandardene er følgelig at det ikke skal utarbeides korrigerte regnskaper dersom det er feil i tidligere års regnskaper, men feil skal korrigeres mot egenkapitalen ved avleggelsen av årsregnskap for nytt år. Finanstilsynet skriver i sitt brev av 22.08.2024 at: «Helt unntaksvis og i meget sjeldne tilfeller der feilene er gjennomgripende, med stor risiko for at det kan tas feil beslutninger, kan det være aktuelt å endre regnskapet for tidligere år. Finanstilsynet kan, med medhold i verdipapirforskriften § 17-9 pålegge noterte foretak å avlegge nytt årsregnskap.»

Avleggelse av korrigert regnskap

Tidspunktet feilen oppdages kan være av betydning i vurderingen av om det skal avlegges et korrigert årsregnskap i stedet for å korrigere feilen ved neste regnskapsavleggelse. Hvis gjennomgripende feil oppdages i forlengelsen av at årsregnskapet er avlagt, snarere enn i tilknytning til at neste års regnskap avlegges, kan det være mer nærliggende å avlegge et korrigert regnskap.

Det korrigerte regnskapet behandles på samme måte som det opprinnelige regnskapet, i styret og i ekstraordinær generalforsamling. Regnskapsbrukerne vil i slike tilfeller antakelig ha behov for at det fremkommer informasjon i note om at regnskapet er avlagt på nytt, og hvorfor/hva som er korrigert, jf. fanebestemmelsen i regnskapsloven § 7-1. Vurderingen av hendelser etter balansedagen utvides til dennye datoen for styrebehandling, jf. NRS 3 Hendelser etter balansedagen for regnskapspliktige som avlegger regnskapet etter god regnskapsskikk og IAS 10 Hendelser etter rapporteringsperioden for regnskapspliktige som avlegger regnskapet etter IFRS. Det innhentes ny revisjonsberetning som grunnlag for generalforsamlingens beslutning dersom selskapet er revisjonspliktig. Kjente regnskapsbrukere varsles.

Regnskapsregisteret

Regnskapsregisteret¹ kontrollerer normalt bare nye regnskaper som er sendt inn senere enn fem måneder etter innsendingsfristen, men det er ikke fritt frem. Regnskapsregisteret har presisert at det å sende inn et midlertidig regnskap vil være brudd på regnskapsloven.

Senere enn fem måneder etter innsendingsfristen er det unntaksvis også en begrenset mulighet til å endre årsregnskapet, men da må det legges ved dokumentasjon, og det foretas utvidet kontroll fra Regnskapsregisterets side.

Dokumentasjon ved innsending av nytt årsregnskap

Hvis foretaket gjorde feil ved første innsending, må det legge ved en forklaring på hvorfor årsregnskapet sendes inn på nytt og hva som var feil. En kan sende inn korrigert årsregnskap hvis det ikke er sendt inn årsregnskap for neste regnskapsår, men da må en legge ved:

• en regnskapsmessig begrunnelse på hvorfor årsregnskapet er utarbeidet på nytt
• ny generalforsamlingsprotokoll som viser at nytt årsregnskap er godkjent
• ny revisjonsberetning, hvis virksomheten er revisjonspliktig

Regnskapsregisteret vil vurdere om forklaringen er tilstrekkelig etter at den nye versjonen av årsregnskapet med vedlegg er mottatt.

Dersom regnskapet for neste regnskapsår er sendt inn

Det er en svært begrenset mulighet til å korrigere gamle årsregnskap hvis årsregnskapet for neste regnskapsår allerede er sendt inn. Se også punktet om «Korrigering av feil i tidligere årsregnskap» i Finanstilsynets brev og regnskapsstandarden NRS 5 Spesifikasjon av særlige poster, korrigering av feil og
virkning av prinsippendring og estimatendring pkt. 6 Korrigering av feil i tidligere årsregnskap.

Behov for økt kompetanse og kapasitet?

Vesentlige feil i et avlagt årsregnskap indikerer at foretakets interne kontroll knyttet til årsregnskapsprosessen ikke er tilstrekkelig god, og det kan være behov for å styrke prosessen med økt kompetanse, kapasitet eller lignende. Kontakt gjerne din revisor for en dialog, revisor kan ha verdifulle innspill om
hvordan rutiner og internkontroll kan forbedres og hva som bør være på plass.

¹ Innsending av årsregnskap > Korrigering av tidligere innsendt årsregnskap.