Dette gjør mange feil når de skal tilrettelegge for syke ansatte

Av juridisk rådgiver i HR og ledelse Karoline Dystebakken, Simployer

Sykefraværet i Norge er fortsatt rekordhøyt.  I 2024 var det legemeldte sykefraværet på 5,8 prosent, viser tall fra Nav.

Arbeidet må gjøres på arbeidsplassen for at disse tallene skal gå ned: En større innsats og samarbeid mellom arbeidsgivere og arbeidstakere med tilrettelegging og medvirkning i sykefraværsoppfølgingen.

Tilrettelegging er en plikt

Arbeidsgivers plikt til å tilrettelegge gjelder ved alle typer sykefravær. Det handler om å avklare arbeidsevne og er en sentral del av den norske sykepengeordningen. Samtidig har alle arbeidstakere en plikt til å medvirke. Det vil si; samarbeide med arbeidsgiveren sin. 

Arbeidstaker har plikt til å gi opplysninger som kan hjelpe arbeidsgiver med å tilrettelegge arbeidet og ta imot tilbud om tilrettelagt arbeid. Målet er at de sammen skal finne ut hva arbeidstaker kan bidra med på jobb, selv om hen er sykmeldt. Hvis medarbeider ikke vil bidra, kan sykepenger stanses.

Ingen umulighet

Tilretteleggingsplikten skaper ofte debatt og diskusjon. Dystebakken har møtt mange ledere som opplever at tilretteleggingsplikten er noe annet enn sykefraværsoppfølging, at det er noe grenseløst eller en umulighet. 

Tilretteleggingsplikten strekker seg langt, men den er ikke grenseløs. Plikten angår alle og er en del av enhver sykefraværsoppfølging, også for å forebygge sykefravær.

Dette gjør mange feil:

• Starter for sent
  Mange kommer for sent i gang med vurderingen av tilretteleggingsbehov. Tilrettelegging er ikke noe som bare gjelder ved langvarig fravær. Prosessen starter med dialog, informasjon og avklaring allerede første fraværsdag – eller for å unngå første fraværsdag. 
• Har ikke oversikt over tilretteleggingstiltak
  Alt for mange har ikke oversikt over mulige tilretteleggingstiltak i virksomheten og har ikke gjort en vurdering av hva som er mulig, eller ikke mulig, i sin virksomhet. Det er helt sentralt for å få avklaringer og oppfølging ved tilretteleggingsbehov.
• Har ikke rutiner
  Arbeidsmiljøloven pålegger arbeidsgiver å ha rutiner for forebygging og oppfølging av sykefravær. De fleste har rutiner, men få har rutiner som faktisk er til hjelp for ledere, arbeidstakere og HR. Rutinene må være kjent, følges og være en veiviser – for å sikre en god start og prosess – en hjelp til å få det til.
• Arbeidstakere er ikke kjent med pliktene sine
  Retten til sykefravær er bedre kjent enn pliktene som foreligger ved sykefravær. Medvirkningsplikten følger direkte av lov og av arbeidsavtalen. Blant annet plikt til å medvirke til utarbeidelse av rutiner, tilretteleggingstiltak og funksjonsvurderinger. Det holder ikke at det står i en personalhåndbok. Det må settes på agendaen og jobbes med kultur og formålet med pliktene som foreligger ved sykefravær.
• Vurderer tilrettelegging bare én gang
  Vurdering av arbeidsevne er ikke noe man bare gjør én gang. Fordi arbeidsevnen normalt endrer seg, kan nye tiltak være relevant. Loven stiller krav om tilretteleggingsprosess: jevnlig oppfølging, dialog og at det prøves ut tiltak for å tilrettelegge. 
• Tilrettelegger for mye
  Mange ledere er redde for å konkludere med at de ikke kan tilrettelegge lenger, eller tilrettelegger langt utover det som er forventet og sunt – for den enkelte arbeidstaker eller for arbeidsmiljøet. Løpende og endelig avklaring er en viktig del av en god tilretteleggingsprosess.
• Dokumenterer ikke det man gjør
  Veldig mange gjør mye, men ser ikke på det som oppfølging eller tilrettelegging, og tenker da heller ikke på viktigheten av å dokumentere det. Dokumentasjon handler om å ha en plan og vise hva som er gjort, hva som er forsøkt, hva som er vurdert, hva som har fungert og hva som ikke har fungert.