Hva kan leder bestemme? - Seks spørsmål om styringsrett

Av juridisk rådgiver Karoline Dystebakken og rådgiver Hans Gjermund Gauslaa, Simployer

Vårt inntrykk er at mange arbeidsgivere tror at styringsretten er noe skummelt, og noe som bare skal brukes når det skal reageres, for eksempel ved en advarsel eller oppsigelse.

Fakta er derimot at styringsretten skal og må brukes hver dag for at en virksomhet skal fungere. Når en leder fordeler oppgaver, gir tilbakemelding eller følger opp hvordan arbeidet utføres, utøves styringsrett på vegne av virksomheten.

Her er et knippe spørsmål knyttet til arbeidsgivers styringsrett som vi i Simployer ofte får fra våre kunder:

1. Har arbeidstaker rett tilå ha hjemmekontor? Og kan vi gjøre justering hvis arbeidstaker underpresterer på hjemmekontor?

Hjemmekontor er ingen nedfelt rettighet i en lov. Det er arbeidsgiver som bestemmer om hjemmekontor skal være en mulighet og omfanget av en slik ordning.

I arbeidsavtalen skal det stå hva som er arbeidstakers arbeidssted, og det er der arbeidstaker er forpliktet til å møte opp. Hvis det i avtalen står at hjemmet er arbeidssted, eller ett av flere steder, har arbeidstaker rett til å jobbe derfra.

Så er det slik at arbeidsgivers styringsrett ikke er noe mindre, selv om det er åpnet for hjemmekontor. Det vil si at arbeidsgiver både kan og skal følge opp
arbeidsforholdet, herunder prestasjon, og sikre forventningsavklaring av leveranse.

Hvis det ikke leveres når arbeidstaker har hjemmekontor, kan en justering være at arbeidstakeren må arbeide fra kontoret.

2. I et sykefraværsforløp der en ansatt nekter å medvirke, kan arbeidsgiver bruke styringsretten sin til å få i gang en dialog?

Ja! Arbeidstaker plikter å ha dialog med arbeidsgiver under et fravær, stille på møter som arbeidsgiver mener er nødvendig mv. Arbeidsforholdet består under et sykefravær og arbeidsgivers styringsrett.

Retten til sykepenger kan falle bort dersom arbeidstaker ikke medvirker.

Arbeidsgiver bør alltid følge opp manglende medvirkning. Sørg for at alle arbeidstakere er godt kjent med hva som forventes ved fravær, helst før fravær oppstår, da blir det lettere å følge opp.

Arbeidsgiver kan bruke styringsretten for eksempel ved å gi advarsel for manglende medvirkning eller brudd på virksomhetens sykefraværsrutiner og/eller stanse forskuttering.

3. Kan leder kreve skriftlig bevis for legetimer, tannlege, fysio osv. som gjentar seg veldig ofte?

Velferdspermisjon, som for eksempel lege- og tannlegetimer, er ikke lovbestemt. Det er altså opp til arbeidsgiver å bestemme om det skal være en ordning for denne type fravær og eventuelt om det skal kreves dokumentasjon.

Dersom en leder føler det er mye fravær, bør dette tas opp med arbeidstakeren direkte. Snakk med arbeidstakeren om hvordan timene kan tilpasses arbeidstiden, og eventuelt forklare hvorfor det kreves dokumentasjon.

Det er verdt å merke seg at hvis dere ikke har rutine for å be om «skriftlig bevis», så kan nok medarbeideren fort få opplevelsen av å bli mistenkeliggjort.
Det er derfor viktig at leder er åpen på hvorfor det kreves dokumentasjon også når det «skurrer» litt, for å få tak på dette fraværet og eventuelt den reelle grunnen for hyppig fravær.

4. Hva kan man gjøre når en ansatt nekter å jobbe ut oppsigelsestiden og vil gå på dagen med svært kort varsel?

I oppsigelsestiden er arbeidstaker forpliktet til å møte på jobb og gjøre oppgavene sine som vanlig. Dersom arbeidstaker nekter og slutter før oppsigelsestiden er over, er det et brudd på pliktene i arbeidsforholdet.

Et slikt brudd kan få konsekvenser. Arbeidstaker vil blant annet ikke ha krav på attest fra arbeidsgiver, siden loven bare gir krav på attest ved lovlig fratreden. I tillegg kan arbeidsgiver i noen tilfeller trekke i lønn eller feriepenger dersom det oppstår merkostnader. Det kan for eksempel være ekstrautgifter fordi andre må jobbe overtid for å dekke opp. Et slikt trekk forutsetter imidlertid at arbeidstaker måtte forstå at handlingen ville føre til slike kostnader.

Dersom en arbeidstaker ikke ønsker å jobbe i oppsigelsestiden, bør arbeidsgiver ta en prat, forklare reglene og gjøre det tydelig hvilke konsekvenser det kan få å slutte i jobben på denne måten.

5. Hva gjør man når en ansatt ikke følger opp arbeidsoppgaver, etter jevnlige påminnelser muntlig, på epost og sms. Hvordan bør leder gå frem da?

I en slik situasjon bør du som leder ta en formell oppfølgingssamtale med arbeidstakeren. Her er det viktig å være tydelig på hvilke forventninger som gjelder til oppgaver, frister og leveranser. Samtidig bør du vise til konkrete eksempler på når forventningene ikke har blitt fulgt opp, slik at arbeidstaker får mulighet til å forklare sin side av saken.

I forbindelse med en slik samtale kan leder (eventuelt sammen med HR) vurdere om det skal gis en form for advarsel til arbeidstaker.

Uansett bør arbeidstaker følges tett opp i etterkant, for eksempel med en ny oppfølgingssamtale og jevnlig kontakt.

Det er viktig at slike oppfølgingssamtaler dokumenteres skriftlig, f.eks. gjennom formelt referat eller skriftlig oppsummering fra leder som deles med arbeidstaker.

6. Hva skal til for at arbeidsgiver skal kunne endre arbeidsavtalen til arbeidstaker?

I utgangspunktet er en inngått arbeidsavtale bindende for både arbeidstaker og arbeidsgiver, og kan ikke endres ensidig. De eneste gangene en arbeidsavtale
kan endres er hvis:

1. Partene blir enige om det
2. Dersom arbeidsgiver har saklig grunn til å si opp arbeidstaker og samtidig tilbyr en ny eller endret stilling. Et eksempel kan være når den opprinnelige stillingen forsvinner, men arbeidsgiverkan tilby annet arbeid.

Innenfor styringsretten kan arbeidsgiver likevel gjøre mindre justeringer, som å tilpasse oppgaver som hører naturlig til stillingen eller endre arbeidstiden noe. Hvor mye som kan endres uten ny avtale, må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle.