Endringer i uttalelser om god bokføringsskikk GBS 6 til 8

GBS 6 Oppbevaringsplikt for ordrer

Uttalelsen het tidligere «oppbevaringsplikt for ordresedler mv.». I den oppdaterte uttalelsen er det presisert at det kan benyttes ulike navn for ordrer, slik som ordresedler, ordrebekreftelser, rekvisisjoner, avtaler, etc. Uttalelsen gjelder uavhengig av hva dokumentet kalles. Videre omhandler uttalelsen også særskilte krav om oppbevaring av ordrelister i bygge- og anleggsvirksomhet og verftsindustri. På bakgrunn av dette, er navnet på uttalelsen endret til «oppbevaringsplikt for ordrer».

Det fremgår nå eksplisitt at uttalelsen kun gjelder for skriftlige ordrer. Videre fremgår det at det kun er ordrer som er akseptert av selger, som anses å være dokumentasjon av avtaler om levering og som dermed omfattes av kravet om oppbevaring. Bestillinger som ikke aksepteres av selger, er dermed ikke oppbevaringspliktige etter reglene om oppbevaring av avtaler.

Den oppdaterte uttalelsen presiserer at oppbevaringskravet gjelder uavhengig av hvordan ordren skjer, herunder ved elektroniske ordrer i nettløsninger mv. Ordrene vil i slike tilfeller kunne utgjøres av elektroniske dokumenter eller oversikter i partenes IT-systemer.

Det fremgår nå eksplisitt av uttalelsen at det ikke stilles krav til kontrollspor mellom ordrer og etterfølgende dokumentasjon eller bokføring av tilknyttede transaksjoner. Det skal likevel være mulig å orientere seg i ordrene, noe som for eksempel kan ivaretas gjennom å oppbevare dem i kronologisk rekkefølge.
I den oppdaterte uttalelsen fremgår det at begrepet «ordrelister» i oppbevaringsreglene for bygge- og anleggsvirksomhet betyr det samme som ordrer. Det presiseres videre at ordrer i bygge- og anleggsvirksomhet og verftsindustri alltid er oppbevaringspliktige, uavhengig av om de er av mindre betydning eller ikke. I tillegg minnes det om at oppbevaringsplikten gjelder uavhengig av eventuell plikt til å føre prosjektregnskap.

• GBS 6 Oppbevaringsplikt for ordresedler mv.

GBS 7 Utstedelse av salgsdokument – royalty til forfattere

Virkeområdet for uttalelsen er gjort tydeligere:

• Uttalelsen gjelder uavhengig av hvilken form utgivelsen har, for eksempel på papir, som e-bok eller lydbok.
• Uttalelsen omhandler ikke royalties i musikkbransjen eller royalties på patenter og teknologi.

På bakgrunn av observert begrepsbruk i praksis presiseres det i uttalelsen at et salgsdokument utstedt av kjøper, ofte kalles for «avregning».

Tidligere utgaver av uttalelsen har kun omhandlet forlagets avregning av royalty overfor forfatteren. I den oppdaterte utgaven er det i tillegg tatt inn omtale av royalty som utbetales fra Kopinor til en forfatter. Kopinor inngår avtaler om kopiering og annen bruk av opphavsrettslig beskyttet materiale. Det konkluderes i uttalelsen med at Kopinor kan utstede salgsdokumentet (avregning) på vegne av forfatter på samme vilkår som forlaget.

• GBS 7 Utstedelse av salgsdokumentasjon – royalty til forfattere

GBS 8 Bokføring av innbytte

Det er tydeliggjort at uttalelsen omhandler bokføring av innbytte hos begge parter i transaksjonen, både den som selger en ny vare og den som leverer en vare i innbytte. Det forutsettes at den aktuelle parten er bokføringspliktig.

Uttalelsen tydeliggjør hva som menes med begrepet «innbytte», hvor de særskilte reglene i bokføringsforskriften om felles salgsdokument kan benyttes. Innbytte betyr at en vare tas imot som hel eller delvis betaling ved salg av en annen vare. Det fremgår at innbytte er en underkategori av det generelle byttebegrepet, som omfatter alle tilfeller hvor det skjer en gjensidig utveksling av varer eller tjenester mellom to parter (byttehandel). Reglene som gjelder «innbytte» kan ikke anvendes ved andre byttehandler.

Uttalelsen har fått et konkret eksempel på bokføring av et innbytte hos begge parter i transaksjonen, knyttet til salg/kjøp av en ny varebil med innbytte i en eldre varebil.

• GBS 8 Bokføring av innbytte